Soll an Verwaltungskosten gespart werden? (Quelle: flickr, user 401(K) 2012)

Es geht weiter in der Rubrik „Suchanfragen“. Zu den häufigsten Suchanfragen, die zu meiner Seite führen, gehören jene zum Thema Verwaltungskosten.

Verwaltungskosten sind Dauerthema in Vereinen und NGOs, da weithin die Annahme gilt, diese Kosten müssten möglichst niedrig sein, um als seriöse Organisation zu gelten. Viele fürchten, zu hohe Kosten schreckten Spenderinnen ab, gibt es doch immer wieder Berichte über hohe Gehälter, Honorare oder teure Ausstattung.

Was sind Verwaltungskosten?

Sie „gewährleisten die Grundfunktionen der betrieblichen Organisation und des betrieblichen Ablaufs“ [einer Organisation als Ganzes] (DZI 2006). Kosten für Projekt- oder Bildungsarbeit fallen i.d.R. nicht darunter (siehe DZI 2006 für nähere Erläuterungen).

Vor längerem habe ich bereits einmal etwas dazu geschrieben und bin immer noch davon überzeugt: Gute Arbeit kostet gutes Geld. Das Ziel, möglichst wenig Verwaltungskosten zu produzieren, halte ich für nicht sinnvoll, da es u.U. negative Auswirkungen auf die Qualität der Arbeit einer Organisation haben kann. Der ständige Gedanke „Wir müssen die Verwaltungskosten möglichst niedrig halten“, kann manchmal lähmend wirken und davon abhalten, neues auszuprobieren.

Andersherum ist es natürlich verständlich, dass Verwaltungskosten im Rahmen bleiben sollten, auch im Hinblick auf den Status der Gemeinnützigkeit. Bei der Bewilligung von Anträgen schauen Prüfende natürlich auch auf den Anteil der Verwaltungskosten und eine Voraussetzung zur Erlangung des Spendensiegels des Deutschen Zentralinstituts für soziale Fragen (DZI) ist, dass „die Werbe- und Verwaltungsausgaben (…) höchstens 30 Prozent der jährlichen Gesamtausgaben [betragen].“ (Das DZI definiert dies näher in seinem Verwaltungskostenkonzept (PDF); demnach gelten Verwaltungskosten von 10%- unter 20% als „angemessen“).

Der offene, transparente Umgang mit Verwaltungskosten ist wichtig

Es ist daher wichtig, dass Vereine intern offen über ihren Umgang mit diesem Thema diskutieren und ihre Haltung nach außen kommunizieren. Es ist in Ordnung, wenn Verwaltungskosten anfallen; mich persönlich wundert eher, wenn Organisationen offensiv damit geworben wird, dass in einer Organisation keine oder kaum Verwaltungskosten anfallen. Das halte ich für weit unseriöser, als wenn die Kosten sehr hoch sind. Denn Kosten, und sei es „nur“ in Form von investierter Lebenszeit, fallen immer an.

Wie das in meinem oben verlinkten Beitrag erwähnte Beispiel mit dem Einbau einer Küche, die verglichen mit Fast Food-Essen zunächst einmal unglaublich teuer erscheint, zeigt, ist weniger die absolute Höhe der Verwaltungskosten aussagekräftig als vielmehr der Kontext, in dem sie anfallen. Sind sie z.B. aus gutem Grund in einem Jahr besonders hoch? Dann lässt sich dies auch entsprechend kommunizieren, SpenderInnen wie möglichen Fördergebern.